Malattia, infortuni e maternità dei dipendenti: cosa fa lo studio per l’azienda

Cosa fa lo studio per la vostra azienda

• Scarica gli attestati di malattia dal sito INPS e li gestisce in busta paga.
• Chiede all’INPS le visite fiscali per vostro conto e vi comunica l’esito.
• Prepara il prospetto delle assenze per le malattie lunghe, per il calcolo del periodo di comporto.
• Trasmette all’INAIL le denunce di infortunio e di malattia professionale e vi manda modulo e ricevuta.
• Gestisce in busta paga la maternità e il congedo parentale, anche a ore.
• Prepara la simulazione dei costi e la lettera di assunzione per chi sostituisce una dipendente in maternità.
• Rivede i regolamenti aziendali sui congedi, anche in vista della certificazione della parità di genere.

Sono servizi compresi nell’elaborazione delle buste paga e nella consulenza del lavoro dello studio.

Malattia: cosa ci serve

Il dipendente vi avvisa dell’assenza come prevede il contratto collettivo e vi dà il numero di protocollo del certificato telematico. A noi basta quello: l’attestato lo scarichiamo noi.

• numero di protocollo del certificato, oppure la copia per il datore di lavoro, che non riporta la diagnosi;
• date di inizio e fine prognosi, continuazioni o ricadute;
• indirizzo di reperibilità, se diverso dalla residenza.

Non mandateci mai la diagnosi o altre informazioni sulla malattia: non servono e non devono circolare. Le date vanno indicate nelle presenze del mese.

Visite fiscali

Scriveteci nome del dipendente, periodo di malattia ed eventuale indirizzo di reperibilità diverso dalla residenza. Inseriamo noi la richiesta sul portale INPS, anche su più giorni fino a fine prognosi, e vi giriamo l’esito appena è disponibile.

La visita va chiesta mentre la prognosi è in corso, meglio nei primi giorni. Le fasce di reperibilità dei dipendenti privati sono dalle 10 alle 12 e dalle 17 alle 19, tutti i giorni, compresi sabato, domenica e festivi.

Malattie lunghe e periodo di comporto

Il comporto è il periodo di malattia durante il quale il posto di lavoro è conservato. Si calcola secondo il vostro contratto collettivo. Prima di prendere qualsiasi decisione chiedeteci il prospetto delle assenze: lo ricaviamo dalle paghe e ne parliamo insieme.

Infortunio sul lavoro e in itinere

1. Mandateci subito il certificato medico INAIL, con numero identificativo e prognosi.
2. Aggiungete data, ora e luogo dell’evento, orario di lavoro di quel giorno, mansione svolta, una breve descrizione oggettiva ed eventuali testimoni. Per l’infortunio in itinere anche percorso e mezzo usato.
3. Facciamo noi la denuncia all’INAIL e vi mandiamo modulo e ricevuta.

La denuncia va fatta entro 2 giorni da quando ricevete i riferimenti del certificato, se la prognosi supera i 3 giorni, ed entro 24 ore in caso di morte o pericolo di morte. Per questo a volte vi scriviamo: “dobbiamo fare la denuncia entro domani”. La malattia professionale va denunciata entro 5 giorni da quando il lavoratore ve la comunica.

Per l’infortunio in itinere l’INAIL manda un questionario a voi e al lavoratore, di solito via PEC: va compilato e restituito. Il registro infortuni non esiste più: la gestione è tutta telematica.

Maternità, congedo parentale e sostituzione

• Maternità. La lavoratrice presenta la domanda all’INPS prima dell’inizio del congedo. Voi ci mandate la ricevuta e, dopo il parto, quella aggiornata con la data effettiva. Aggiorniamo la busta del mese in cui arrivano le ricevute.
• Astensione anticipata. Per gravi complicanze della gravidanza decide l’ASL; per lavori a rischio decide l’Ispettorato del lavoro. In entrambi i casi serve anche la domanda all’INPS. Mandateci il provvedimento e la ricevuta.
• Congedo parentale. Il dipendente fa domanda all’INPS e vi dà un preavviso di almeno 5 giorni (2 per il congedo a ore), salvo un preavviso più lungo del contratto collettivo. Dal 2026 si può usare fino ai 14 anni del figlio. Parte dal giorno dopo la fine della maternità obbligatoria: controllate con noi le date prima della domanda.
• Sostituzione. Il sostituto si assume a termine, con causale di sostituzione, e può iniziare fino a un mese prima del congedo per un periodo di affiancamento. Vi prepariamo una simulazione prudenziale dei costi e la lettera di assunzione.

Domande frequenti

Chi paga i giorni di malattia?

Dipende dal contratto collettivo e dalla qualifica. Spesso dal quarto giorno interviene l’INPS: l’azienda anticipa l’indennità in busta e la recupera con i contributi. Per alcune qualifiche, come gli impiegati dell’industria, la malattia è invece a carico dell’azienda. Vi diciamo noi come funziona con il vostro contratto.

Ci sono sgravi se assumiamo un sostituto per la maternità?

Lo sgravio del 50% sui contributi spetta solo alle aziende con meno di 20 dipendenti. Dal 2026 vale anche per l’eventuale affiancamento dopo il rientro, fino al primo anno di vita del bambino. Sul contratto di sostituzione non si paga il contributo aggiuntivo NASpI.

Il congedo parentale si può prendere a ore?

Sì. Nello stesso mese si possono alternare ore e giornate intere. Salvo regole diverse del contratto collettivo, ogni giorno se ne può usare al massimo metà dell’orario, e nella stessa giornata non si cumula con i riposi per allattamento. Indicateci le ore fruite con le presenze.

La domanda di congedo della dipendente è stata respinta dall’INPS. Potete intervenire?

La domanda è personale e non possiamo modificarla noi. La lavoratrice può scrivere alla PEC della sua sede INPS o prendere un appuntamento online con SPID. Prima di presentarla, controllate con noi le date.

L’INAIL ci ha scritto per un infortunio di tempo fa. Cosa facciamo?

Giratecela subito. Controlliamo il nostro archivio e vi mandiamo la documentazione della pratica: denuncia, ricevuta e certificati. Per le altre comunicazioni degli enti trovate indicazioni nella pagina lettere INPS e Agenzia delle Entrate.

Come possiamo aiutarvi

Avete un dipendente assente e non sapete cosa fare? Chiamateci al 0121 377553 (lunedì-venerdì 9:00-12:30 e 14:30-18:30) o scriveteci a studio@consulentedellavoro.com. Per un incontro in studio a Pinerolo potete prenotare un appuntamento. Se oggi le paghe le segue un altro professionista, leggete come funziona il cambio di consulente.